Hướng dẫn Trộn thư - Mail Merge trong LibreOffice

        Mail Merge (Trộn thư) trong LibreOffice Writer là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tạo ra hàng loạt tài liệu cá nhân hóa (như thư từ, nhãn dán, phong bì) bằng cách kết hợp một mẫu văn bản với một nguồn dữ liệu (ví dụ: một bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu)

        Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thực hiện Mail Merge trong LibreOffice Writer:

 ** Lưu ý: Để thực hiện trộn thư thì bạn cần cài đặt LibreOffice Base và khởi động lại hệ điều hành trước khi thực hiện hướng dẫn này.

Bước 1: Chuẩn bị nguồn dữ liệu

• Tạo bảng dữ liệu: Sử dụng LibreOffice Calc (hoặc một chương trình bảng tính khác) để tạo một danh sách các liên hệ. Đặt các cột cho từng loại thông tin bạn muốn chèn, ví dụ: "Họ và tên", "Địa chỉ", "Thành phố", "Email",....

  
  

• Lưu tệp: Lưu tệp bảng tính với tên dễ nhớ, chẳng hạn như danh_sach_khach_hang.ods. 

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu mẫu

• Mở LibreOffice Writer: Tạo một tài liệu văn bản mới hoặc mở một tài liệu có sẵn mà bạn muốn sử dụng làm mẫu (ví dụ: một lá thư).

• Nhập văn bản chung: Soạn thảo nội dung lá thư hoặc tài liệu. Để lại các vị trí trống nơi bạn sẽ chèn thông tin cá nhân hóa sau này. 

  

Bước 3: Kết nối nguồn dữ liệu

• Mở Bảng dữ liệu: Trong Writer, vào menu Xem (View) > Nguồn dữ liệu (Data Sources), hoặc nhấn phím tắt F4.

  

• Thêm nguồn dữ liệu:

  • Trong khung Nguồn dữ liệu, nhấp chuột phải vào một vùng trống và chọn Đăng ký nguồn dữ liệu mới (Register New Data Source).

    

    

  • Nhấn Duyệt (Browse) và tìm đến tệp bảng tính của bạn (danh_sach_khach_hang.ods).

  • Đặt một tên dễ nhớ cho nguồn dữ liệu (ví dụ: DanhSachKhachHang).

  • Nhấn OK. 

Bước 4: Chèn các trường (trường hợp nhất)

• Kéo và thả:

  

  • Trong khung Nguồn dữ liệu, tìm tên nguồn dữ liệu bạn vừa đăng ký.

  • Mở rộng danh sách để xem các cột dữ liệu (ví dụ: Họ và tên, Địa chỉ, Email).

  • Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí muốn chèn thông tin trong tài liệu mẫu.

  • Kéo và thả các trường dữ liệu tương ứng từ khung Nguồn dữ liệu vào tài liệu mẫu của bạn. Ví dụ: kéo trường "Họ và tên" vào phần đầu thư. 

Bước 5: Thực hiện trộn thư bằng Trình hướng dẫn

• Mở Trình hướng dẫn: Vào menu Công cụ (Tools) > Trình hướng dẫn Trộn thư (Mail Merge Wizard).

  

• Chọn tài liệu: Chọn "Sử dụng tài liệu hiện tại (Use the current document)" và nhấn Tiếp (Next).

• Chọn loại tài liệu: Chọn loại tài liệu bạn muốn tạo (ví dụ: Thư (Letter)) và nhấn Tiếp.

  

• Chọn danh sách địa chỉ: Nhấn Chọn danh sách địa chỉ (Select address list), chọn nguồn dữ liệu bạn đã kết nối ở bước 3 và nhấn OK. Bỏ qua các tùy chọn 2 đến 4 và bấm Next.

  

• Thiết lập khối địa chỉ: Bỏ chọn rồi rồi bấm Finish

• Lưu, in hoặc gửi:

  • Lưu tài liệu trộn (Save merged document): Tạo một tài liệu mới chứa tất cả các thư đã được trộn.

  • In tài liệu trộn (Print merged document): Gửi các thư đã trộn đến máy in.

    
    
    

    Chọn số thư bạn cần in ra, rồi bấm OK

    Chọn máy in và in thư